電帳法とは、国税（所得税・法人税）に関する帳簿や書類を「電子データ」での保存を可能とする法律です。対象者は、請求書、見積書、契約書、領収書など日常の営業活動で発行される書類を電子メールなどの電子取引でやりとりしている事業者、あるいは国税に関係する帳簿や書類を電子データで保存する事業者となります。

したがって、ほぼすべての事業者は電帳法の正しい理解が求められます。

 

■「電子データ」の保存方法は、帳簿や書類の種類によって３つの方法に分類されます。

①電子取引データ保存　【全事業者必須(原則)】⇒今回のご紹介テーマです。

　メールやウェブでやりとりした請求書や領収書等を電子データのまま保存

②電子帳簿等保存　【希望者のみ任意】

　会計ソフトで作成した帳簿や書類を電子データのまま保存

③スキャナ保存　【希望者のみ任意】

　紙で発行・受領した書類をスキャンし、画像データとして保存

 

■電子取引データの保存について

電子データで発行・受領した請求書、領収書、契約書、見積書などが対象となります。

メールに添付されたPDFファイルや、Amazonなどのネット通販の利用時にウェブサイトからダウンロードする領収書などが該当します。あくまで電子データでやりとりしたものが対象であり、紙でやりとりしたものをデータ化しなければならない訳ではありません。

 

《電子取引データの保存の要件》

①真実性の担保～改ざん防止のために以下のいずれかの措置をとる～

　・タイムスタンプの付与

　・データの訂正や削除を行うことができないシステムで保存。もしくは訂正や削除を行った場合にその事実が確認できるシステムの利用

 

上記いずれの方法も専用ソフトの導入によるコストが発生する可能性がありますが、「訂正や削除に関する事務処理規定」を定めて運用する方法でも要件を満たすことができます。

 

「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規定」のサンプル

参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁 (nta.go.jp)

 

②可視性の担保

・ディスプレイやプリンターなどを備え付ける。

⇒　通常のパソコンにはディスプレイを備えているので問題ありません。

・取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにする（検索機能の確保の要件）。

以下のいずれの方法によっても、検索機能が確保されていると認められます。

 

１．表計算ソフトで索引簿を作成する方法

２．規則的なファイル名を付す方法

例： 「20210131_110000_㈱霞商店.pdf」

　　 「20210210_330000_国税工務店㈱.msg」

　　 「20210228_330000_国税工務店㈱.pdf」

 

なお、検索機能の確保の要件の対応には、新たなシステム導入のための費用負担や検索項目の入力に相当な時間と手間がかかることから、小規模事業者にとっては重い負担となります。

そこで、基準期間（通常２課税年度前）の売上高により検索機能の確保の要件が不要になる制度が設けられています。

2023年12月31日までは、基準期間の売上高が1,000万円以下の事業者で、税務職員の求めに応じて電子取引データを提出できること、2024年1月1日以降は、同売上高が5,000万円以下の事業者で、税務調査などの際に日付や取引先ごとに整理されたデータのプリントアウトの提示や提出の求めに応じることができれば検索機能の確保が不要となります。

売上高5,000万円超の事業者でも、所轄税務署長に「相当の理由がある」と認められ、「税務調査時に電子データのダウンロード及び出力した紙の提示または提出に応じることができる」場合には、検索機能の確保が不要となります。

 

このように事業者によっては検索機能の確保が不要になりますが、税務職員の求めに応じて電子取引データ及び紙に出力したものを提示できなければいけません。

 

電帳法の取り組みには義務感や負担感を感じるかもしれませんが、自社にふさわしいシステムを導入するなど前向きに取り組めば、働き方や職場の環境を改善し事業収益を向上させる可能性があります。

電帳法に関してお困りの際は、ぜひ一度CROSSROADグループまでご相談ください。